Viktigt att agera när anställda underpresterar

Anställda som presterar under sin förmåga skapar ofta frustration och irritation hos kollegor, och i många fall påverkar det resultatet för hela teamet.

     

den 10 december 2018 Victoria Ödlund

Underpresterande medarbetare är dessutom tidskrävande för ledaren, och på sikt påverkar det organisationens effektivitet, resultat, kultur och engagemang på ett negativt sätt. Detta kan i sin tur leda till försämrade kundrelationer, lägre servicenivå, försämrad försäljning och lägre kvalitet, vilket ger sämre ekonomiskt resultat.

Att chefer och ledare blir tvingade att lägga merparten av sin tid på de sämst presterande medarbetarna går också ut över de som presterar väl, då dessa får mindre av chefens tid och feedback. Det är också vanligt förekommande att det införs strängare regler och ökad kontroll för samtliga medarbetare, även om det egentligen bara är enskilda medarbetare man vill ”komma åt”. Detta kan då lätt uppfattas som orättvist och som ett uttryck för bristande tillit. 

Agera tidigt

När en anställd presterar under den nivå som krävs är det viktigt med ett tidigt agerande. För att kunna fånga upp förändringar i prestationsnivå och beteende tillräckligt tidigt, är det viktigt att ledaren känner sina medarbetare väl; vet vad de kan, vad de gör och hur det har det. Det är viktigt att hitta de bakomliggande orsakerna och att tidigt upprätta en handlingsplan tillsammans med medarbetaren.

Bakomliggande orsaker

Skälen till att anställda underpresterar kan vara flera och sammansatta. Oavsett det grundar sig i oklara eller orealistiska förväntningar, bristande upplärning, otydliga mål eller om det är orsaker av mer personlig karaktär som exempelvis separation, missbruk eller psykisk ohälsa, så är det viktigt att ledare tar tag i det innan det går för långt, och kanske slutar med sjukfrånvaro eller uppsägning.

Låga prestationer skylls ofta på närmaste chef. Skäl kan uppges som exempelvis att chefen är frånvarande, är otydlig inte har tillräcklig kompetens att ta tag i problem eller rent generellt gör att medarbetarna blir omotiverade. Samtidigt finns det vissa chefer som fortfarande tror att en auktoritär eller hotfull ledarstil kan skrämma medarbetarna till bättre prestationer, trots att all forskning visar på motsatsen. En hotfull och auktoritär ledarstil skapar bara osäkerhet, sämre prestationer, lägre lojalitet och högre sjukfrånvaro.

Vad främjar goda prestationer?

Forskningen är entydig när det gäller vad som främjar goda prestationer; inre motivation. Medarbetare som har en hög inre motivation gör färre misstag, är mer fokuserade, levererar bättre kvalitet, känner högre lojalitet, har lägre sjukfrånvaro och upplever mindre stress.

Möjligheten att bestämma över och påverka sitt egna arbete är en faktor som främjar den inre motivationen. En ledarstil som främjar autonomi, har låg grad av detaljstyrning samt en god arbetsmiljö främjar den inre motivationen. En kultur som kännetecknas av ett gott samarbete, kompetensutbyte och där medarbetarna känner trygghet och att de har mandat ger bättre arbetsprestationer och högre engagemang.

Vad ska man göra när det börjar svikta?

När en medarbetares prestationer börjar svikta måste du som ledare ha två tankar i huvudet samtidigt. Du ska givetvis göra allt för att få medarbetaren att komma på banan igen men du ska också börja dokumentera det som sker.

Som ledare finns det många sätt att hjälpa medarbetarna till bättre prestationer, och i de flesta fall åstadkommer man en förbättring. Samtidigt kan det finnas fall där det inte lyckas, och det kanske slutar i en uppsägning. Därför är det viktigt att dokumentera allt som görs under resans gång. Exempel på insatser kan vara kompetensutveckling i olika former, samtalsstöd eller tillfällig omfördelning av arbetsuppgifter.

Återkoppla och tydliggör krav och förväntningar

En väsentlig faktor är den dagliga återkopplingen till och uppföljningen av medarbetaren. Här kan du som ledare direkt ta tag i och försöka korrigera beteendet. Det är viktigt att ta det svåra samtalet tidigt, och ge en eventuell muntlig tillsägelse om det är nödvändigt.

Tydliggör kraven och förväntningarna du har på medarbetaren, och säkerställ att medarbetaren verkligen har förstått vad som förväntas av honom/henne. Rollbeskrivning, ansvarsområde och mandat måste vara tydligt definierat, och medarbetaren bör följas upp avseende de satta målen.

Om ingen förbättring sker eller om medarbetaren inte ändrar sitt beteende kan det leda till att man måste ge skriftlig erinran och/eller varning eller att man till slut måste inleda en process som slutligen leder till att medarbetaren sägs upp på grund av personliga skäl.

Håll dig uppdaterad!

Servicepaket HR är till för dig som arbetar både med praktiska och operativa HR-frågor. I paketet hittar du senaste nytt inom HR-området, webinar för kompetensutveckling, hundratals checklistor, faktabank och support med våra egna HR-experter. Så du får svar när du behöver det. Få tillgång till paketet