Våga ta dig tid att leda!

Många chefer tycker att de spenderar för mycket tid på administration och på rollen som expert. Lyckligtvis kan digitaliseringen vara till god hjälp för att prioritera bättre, det skriver Mariann Karlsen, Account Manager på Infotjenester.

     

den 20 juni 2018

Ledarrollen har många olika aspekter, och prioritering av tid kanske är det svåraste och viktigaste en chef gör.

Om du måste välja en sak, vad är det allra viktigaste du använder din tid som chef på?

Väldigt många vill svara att människorna är deras viktigaste resurs, därmed är utvecklingen och uppföljningen av de anställda det viktigaste de gör som chef. På samma sätt kommer förmodligen få att säga att administration är deras viktigaste ledaruppgift.

Kartlägg tiden du använder

Nästa fråga du bör ställa dig är hur du faktiskt använder din tid som chef. 

När jag håller en ledarkurs brukar jag använda en modell som delar in ledarrollen i fyra olika dimensioner: administration, rollen som expert, strategi och arbete med människor. Detta kan vara ett nyttigt sätt tänka för att bli medveten om hur du fördelar din tid.

För mycket administration

Administrationsuppgifter är en stor tidstjuv för de flesta chefer. Listan över administrativa uppgifter kan ibland kännas oändlig.

Rapportering, resursallokering, fördelning av uppgifter, undertecknande av reseräkningar och tidrapporter, hantering av övertidsarbete, bokning av vikarier… Det här är uppgifter som äter upp mycket av en chefs vardag, men som sällan känns som det mest meningsfulla man gör.

Frestande att göra jobbet själv

Så är det rollen som expert. Många har blivit chefer för att de är bra på sina områden, inte bara på grund av sin ledarskapsförmåga.

Chefen kan kanske sitt expertisområde bättre än sina medarbetare, och spenderar därför mycket tid på att kvalitetssäkra arbetet som medarbetarna på avdelningen gör. Från och till måste chefen själv ta på sig handskarna och utföra jobbet själv, rent fysiskt.

Som engagerad expert på området upplevs det gärna som positivt att vara inblandad i det praktiska arbetet. Samtidigt är det viktigt att komma ihåg att det är ditt jobb att leda och möjliggöra för de anställda att stå på egna ben och vara självständiga. Det gör du sannolikt inte genom att göra jobbet själv, speciellt inte om motivationen bakom är att du gör det snabbare och bättre än de som egentligen skulle gjort det.

Strategi och planering av framtiden

När tiden som läggs på administration och rollen som expert dras av, finns det inte alltid så mycket tid kvar.

Men då var det det här med att leda.

Att leda handlar bland annat om att tänka strategiskt och att se framåt. Har du som chef lagt tillräckligt mycket tid på att utmana det redan etablerade, att och se framåt för att hitta nya lösningar, marknader och en framtid för verksamheten?

Förhoppningsvis har du åsikter och idéer om hur ni arbetar, vad som kan göras bättre och hur teamet kan utvecklas. Att lägga tid på sådana frågor handlar om att bygga ett lag.

Genom att sätta mål och se framåt kan du som chef bidra till att anställda får lust att vara med i ett vinnarlag. Det finns en stor motivation i att få vara med att få saker och ting att gå ihop. Strategi är inte bara en teori, det är att staka ut en kurs.

Använd tid på människorna

Enligt min uppfattning är det överordnade ledaransvaret att se till att teamet och medarbetarna presterar optimalt. Det är där du har möjlighet att göra skillnad, och de är också där pengarna finns.

Det handlar om att utveckla dina anställda, och inte minst om att behålla de bästa talangerna. Det handlar om människorna.

Coaching och feedback är olika metoder för utveckling och uppföljning av medarbetare. Oavsett vilka metoder du använder är kommunikation det viktigaste ledarverktyget du har.

Tidsanvändningen kan ändras

När jag håller kurs blir det ofta samtal och diskussioner om tidsanvändning. Många menar att de använder allt för mycket tid på administration och på rollen som expert, och allt för lite tid på att se framåt och utveckla människorna.

Detta måste du som chef arbeta med. Mycket av det administrativa måste göras. Du måste ha saker och ting i ordning om Arbetsmiljöverket dyker upp, och tidrapporterna måste vara i ordning så att personalen får lön. Men du bör leta efter verktyg och hjälpmedel som kan frigöra så mycket tid som möjligt från denna del av jobbet.

Ledarrollen digitaliseras

Den goda nyheten är att digitaliseringen som sker i alla branscher nu bland annat bidrar till att digitalisera och förenkla de rutinmässiga chefsuppgifterna. Det finns processverktyg som gör att du som chef inte behöver lägga mer tid än nödvändigt på administration av sjukfrånvaro, tidrapportering och andra rutinuppgifter.

Mycket av det chefer gillar att minst av allt lägga tid på digitaliseras nu, vilket bör frigöra tid till den viktigaste delen av ledarrollen.

Det viktigaste rådet jag kan ge er är att vara medveten om vad du lägger din tid på, så att du arbetar smartare. Kom ihåg att du måste våga ta dig tid att leda, använd kommunikation som ditt viktigaste verktyg och lär känna och se dina anställda. Att leda har inget facit.

Av: Mariann Karlsen, Infotjenester AS 

Mariann Karlsen Mariann har arbetat i flera år som chef. Hon har en masterexamen inom organisation och ledning, och har långt erfarenhet styrelsearbete. Mariann håller ledarkurs och är ansvarig för Infotjenesters företagsinterna kursutbud.