Vad behövs för en säker och effektiv lönehantering?

Jo, struktur! Där ska det tydligt framgå vilka intressenter som finns i löneprocessen och deras ansvarsområden. Det bör finnas rutiner för de arbetsmoment som ingår under månaden, kopplade till de system/verktyg/dokument som används, och tydliga tidpunkter för när respektive moment ska vara färdigt.

     

den 6 december 2018 Mirja Lenes

Att lägga tid på att dokumentera och gå igenom en process kan upplevas som onödig administration. Vilket det är om det inte finns ett syfte. Syftet med att ha en tydlig löneprocess är att kvalitetssäkra lönehanteringen och att ta ansvar. Att skapa en struktur över moment och aktiviteter, identifiera styrkor och svagheter, tydliggöra ansvarsområden, kontinuerligt vidareutveckla arbetet, underlätta överlämning och att säkerställa kvalitet och kontroll.

Så här kan månadsprocessen för lönekörningen se ut steg för steg.

1. Planering

Grundläggande förutsättningar för att löneberäkningen ska kunna genomföras. Verksamheten anpassas löpande efter gällande lagar, kollektivavtal, individuella avtal och företagsbestämmelser. Till planering räknas även schemaläggning, bemanning, anställningsavtal, skattetabeller, uppsägningar etc. 

2. Underlag

Därefter sammanställs månadens underlag för lönekörningen. Insamling av underlag kan skilja sig beroende på rutiner för planering samt vilka systemstöd som finns i verksamheten. Exempel på underlag är: tidrapporter, reseräkningar, läkarintyg, sjukintyg, ledighetsansökningar, rikskort, utlägg för friskvård etc.

3. Löneberäkning

Med all information från planering och samtliga attesterande underlag är det dags att göra löneberäkningen. Den består vanligen av de månatligen återkommande händelserna så som månadslön, bilförmån, fasta tillägg samt månadens underlag och eventuella manuella justeringar. Här sker beräkningen av bruttolön, förmåner och skatt. 

4. Kontroller

Innan lönekörningen färdigställs görs vanligen kontroller. Det kan vara genomgång av lönerna, attest av löneunderlag från vd/ekonomichef, rapporter som ska granskas eller stickprovskontroller.

5. Rapporter

När lönekörningen är färdig skapas rapporter. Exempelvis bankfil för löneutbetalning, arbetsgivardeklaration till skatteverket, lönespecifikationer till anställda, bokföringsorder till ekonomiavdelningen. Samt eventuell statistik till Svenskt Näringsliv/SCB, pensionsrapportering, rapporter till fackförening/kronofogde, interna rapporter gällande sjukfrånvaro, övertid, semesterlistor, statistik till chefer, HR-avdelning etc.

Få full koll på lönehanteringen

Att ha ansvar för lön innebär att du ska kunna hantera praktiska frågor om både arbetsrätt och skatterätt, och det får inte bli fel. Med Servicepaket Lön kan du känna dig trygg i att du har tillgång till det senaste på området och att du alltid har ett svar nära till hands. Få tillgång till paketet

 


Hanna Lagerkvist, skatteexpert  

Gratis webinar 18 dec:

AGI - Så rapporterar du lön för utländsk personal

Den 1 januari 2019 ska alla företag lämna sina arbetsgivardeklarationer på individnivå - AGI. I det här webinaret kommer Hanna Lagerkvist, skatteexpert hos Tholin & Larsson, gå igenom vad som är nytt vad gäller rapporteringen av skatt och sociala avgifter för utländsk personal.

Tid: 18 december kl 10:00 - 10:25. Till anmälan