Säkra momsavdraget vid anställdas utlägg

Det är vanligt att anställda gör utlägg för sin arbetsgivare, exempelvis för fikabröd, logi och motion. Som utgångspunkt måste utläggsfakturan alltid uppfylla ett antal krav i momslagen – annars kan arbetsgivaren gå miste om momsavdrag!

     

den 29 mars 2017 Veronica Rosen

 

Momslagens krav innebär att det på fakturan ska finnas med ett antal uppgifter, bland annat köparens (arbetsgivarens) namn och adress.

För vissa utlägg godkänner dock Skatteverket att arbetsgivaren kan få avdrag för ingående moms – även om fakturan är ställd till en anställd. Det gäller kostnader för kost, logi, representation, resor samt skattefri motions- eller friskvårdsförmån.

Observera dock att övriga krav som ställs på en faktura ska uppfyllas även för denna typ av kostnader. Den enda skillnaden är alltså att fakturan står ställd i den anställdes och inte i företagets namn.

Ibland räcker en förenklad faktura

Det finns en generell förenkling som gäller fakturor på mindre belopp – ofta ett kvitto – om beloppet inte överstiger 4 000 kronor inklusive moms. Då räcker det att kvittot innehåller följande uppgifter för momsavdrag:

  • Datum för utfärdande av fakturan.
  • Identifiering av säljaren (även säljarens momsreg.nr enligt SKV).
  • Identifiering av den typ av varor eller tjänster som sålts.
  • Den moms som betalats eller uppgift som gör det möjligt att beräkna den.

Exempel:

  1. En anställd redovisar en faktura som avser inköp av förbrukningsmaterial, där utgiften överstiger 4 000 kronor inklusive moms. Fakturan ska då vara ställd till företaget och uppfylla momslagens alla krav på fakturan.
  2. En anställd har kostnader för resor, kost, och logi som överstiger 4 000 kronor inklusive moms. Fakturan ska innehålla alla uppgifter som enligt momslagen ska ingå i en faktura förutom att det istället för företagets namn kan stå den anställdes namn.
  3. En anställd har haft en utgift som uppgår till max 4 000 kronor inklusive moms. Reglerna om förenklad faktura kan tillämpas. Köparens (arbetsgivarens) namn och adress behöver då inte framgå av kvittot.

Tips! Det kan vara bra med interna riktlinjer där de anställda – vid utlägg över 4 000 kronor inklusive moms – ska begära att få kompletterande dokument från säljaren där det framgår arbetsgivarens namn och adress.

Det är viktigt att fakturan i sig är formellt riktig. Det visar en aktuell dom från Kammarrätten i Sundsvall (mål nr 2513–15) där ett kassakvitto – med en ingående moms på 1 500 kronor – tillsammans med kontoutdrag inte godtogs av domstolen.


Är du intresserad av domen i artikeln ovan? Då kan du läsa mer om den i vårt Servicepaket Moms Komplett. Om du inte redan är abonnent kan du prova gratis i en månad.


Robert Selvaag, skatteexpert  

Gratis webinar 31 januari:

Konferenser och interna informationsmöten

Nu är det dags för ännu ett av våra mycket uppskattade webinar om representation! Den här gången ska vi fokusera på konferenser och interna informationsmöten. Vi tittar på regler och praxis, varnar för vanliga fel och fallgropar och du får med dig nyttiga tips inför planeringen av interna konferenser och informationsmöten. 

Tid: 31 januarikl 10:00 - 10:30. Till anmälan