”Resa på räkning” eller traktamente?

Många arbetsgivare ersätter sin personal för de ökade levnadskostnader som uppkommer i samband med tjänsteresor. Antingen i form av traktamente eller att de anställda får resa på räkning. Vi ger dig här några tips när det kommer till att välja vad som passar bäst och när.

     

den 19 mars 2018 Pia Weimarsdotter

Artikel från 2016-09-30 – uppdaterad 2018-03-19

Att en anställd reser på räkning innebär att arbetsgivaren står för de faktiska utgifterna som uppkommer under tjänsteresan. Oftast genom att den anställde får använda företagets kontokort. Ett annat sätt kan vara att den anställde gör utlägg som senare återbetalas av arbetsgivaren mot kvitto.

Det går bra att växla mellan traktamente och ”resa på räkning”

Står arbetsgivaren för de faktiska utgifterna för måltider i samband med tjänsteresor – som inte sker i samband med representation – ska den anställde beskattas för kostförmån. Det skattepliktiga beloppet blir detsamma, dvs 94 kronor för en lunch eller middag – oavsett om den anställde får förmånen i Sverige eller utomlands.

När det gäller frukost är denna måltid skattefri om den ingår obligatoriskt i priset för ett hotellrum, vilket är rätt vanligt här i Sverige. I andra länder däremot är det vanligare att frukost inte ingår i rumspriset, utan får köpas till separat. Skulle arbetsgivaren i sådana fall betala för frukosten vid tjänsteresor utomlands uppkommer dels en skattepliktig förmån på 47 kronor, dels ska en reducering av traktamentet göras med 15 %.

Det går även bra att växla mellan traktamente och att resa på räkning för olika dagar under samma tjänsteresa.

Läs mer: Få koll på alla viktiga skattefrågor med Servicepaket Skatt

Traktamentet ska täcka den ökade kostnaden

Ett traktamente ska täcka de ökade levnadskostnaderna under tjänsteresan, dvs utgifter för logi, högre måltidskostnader och diverse småutgifter, exempelvis en dagstidning. Traktamentet ska minskas om arbetsgivaren betalar måltider under tjänsteresan.

För tjänsteresor i Sverige görs reduceringen med fasta belopp och för tjänsteresorna i utlandet med viss procentsats beroende på vilken – eller vilka – måltider arbetsgivaren har betalat.

Om företaget har stått för den anställdes måltid, och det inte är i samband med representation, ska den anställde även beskattas för en kostförmån.

Beskattningen sker därför att arbetsgivaren har stått för den anställdes normalt privata levnadskostnader. Alltså utgiften för den måltid som den anställde skulle ha ätit, även om det inte hade varit fråga om tjänsteresa. 

Dyra måltider och avdragsrätt

Påverkas arbetsgivarens avdragsrätt om den anställde äter en dyrare middag, t ex en trerätters för 900 kronor? Svaret är sannolikt nej. Arbetsgivaren får avdrag för måltidskostnaden (exklusive moms) i inkomstdeklarationen som en vanlig driftskostnad.

Detta torde dock vara en situation som inte förekommer regelmässigt eftersom arbetsgivaren inte godtar att de anställda äter måltider på företagets bekostnad som kraftigt överstiger priset för en ”normal” middag.

Arbetsgivarens underlag för avdrag för den ingående momsen uppgår till den del av kostnaden som överstiger kostförmånsschablonen på 94 kronor. Tänk dock på att momsavdraget bara gäller för måltider under tjänsteresor som är förenade med övernattning.

Blev restaurangnotan väldigt hög?

Vi får ofta frågor om vad som händer om den anställde reser på räkning och äter en något mer exklusiv lunch eller middag. Finns det då en risk för att personen blir förmånsbeskattad för ett belopp som är högre än schablonvärdet på 94 kronor per måltid?

Nej, sannolikt inte. Det kan dock bli aktuellt, men då bara i jämkningssituationer. Skatteverket skriver nämligen i sina allmänna råd att värdet på måltiden bör justeras uppåt – men bara i undantagsfall – om ”värdet på grund av att måltiden är av väsentligt högre standard jämfört med en normal lunch”.

Vid bedömningen bör det – enligt Skatteverket – vägas in bland annat ”om den anställde t ex vid en tjänsteresa haft ett avgörande inflytande i fråga om måltidsstandarden”.

Den här justeringsregeln kommer troligen bara att tillämpas för till exempel företagsledare i fåmansföretag, som ju har en möjlighet att själva bestämma företagets policy i sådana här frågor. Justering – eller jämkning som det också kallas – är ju dessutom något som man måste ansöka hos Skatteverket om.

Sannolikheten att en arbetsgivare ansöker om att få en högre kostförmånsbeskattning – med bland annat högre arbetsgivaravgifter som följd – är med all säkerhet väldigt låg. Eller snarare helt obefintlig.


Robert Selvaag, skatteexpert  

Gratis webinar 31 januari:

Konferenser och interna informationsmöten

Nu är det dags för ännu ett av våra mycket uppskattade webinar om representation! Den här gången ska vi fokusera på konferenser och interna informationsmöten. Vi tittar på regler och praxis, varnar för vanliga fel och fallgropar och du får med dig nyttiga tips inför planeringen av interna konferenser och informationsmöten. 

Tid: 31 januarikl 10:00 - 10:30. Till anmälan