Representation – snåriga regler. Vi reder ut vad som gäller.

Tycker du också att det är svårt med representation? När blir det skatt och arbetsgivaravgifter och vid vilka tillfällen är måltider egentligen skattefria? Vad kan man dra av för och vilka underlag ska in i bokföringen?

     

den 7 juni 2016

Att navigera i den snåriga representationsdjungeln kan på förhand verka riktigt svårt, men med den rätta kunskapen blir det genast enklare.

När det kommer till representation så finns det en grundregel som man alltid ska ha i bakhuvudet. Nämligen att företaget ska kunna styrka ett omedelbart samband mellan näringsverksamheten och representationsutgifterna. Inget samband – inget avdrag, helt enkelt.

Om man vill dra av för en hockeymatch eller middag med kunderna så måste man kunna visa att det exempelvis skett en affärsförhandling, produktvisning eller ett kundbesök i samband med den.

När det kommer till avdrag för representation vid måltider ligger maxbeloppet på 90 kronor exklusive moms per person/tillfälle. Exempel på skattefria måltider är möten med kunder och leverantörer (extern representation), men även på informationsmöten och personalfesten kan det vara skattefritt att äta.

Hur gör man då med restaurangnotan, taxikvittot och matchbiljetterna när säljaren bara skrivit ”kundrepresentation” på baksidan? Och vad säger man om kollegans lunchkvitton som gäller ersättning för ”arbetsmåltid med projektgruppen”?

Självklart får företaget inte avdrag för de anställdas lunchmöte. Tvärtom – de ska beskattas med 88 kronor vardera i kostförmån! Det är inte heller tal om någon riktig kundrepresentation när någon bara skrivit på baksidan av ett kvitto.

För kvitton och restaurangnotor måste följande finnas antecknat om det ska räknas som kundrepresentation:

  • Namn på de personer som varit med vid representationstillfället. Både från det egna och kundernas företag.
  • Vilket eller vilka företag kunderna representerar.
  • Vad syftet med representationen har varit.

Andra tillfällen då rätt underlag är ett krav för att slippa beskattning är:

  • Måltider vid informationsmöten där företaget lämnar viktig information. Här behövs underlag i form av en kallelse och agenda. Försök även få en kopia på mötesanteckningarna!
  • En intern konferens eller utbildning för hela eller delar av företaget. En agenda med konkreta programpunkter ska finnas. Även här är det bra att få in sammanfattande anteckningar.
  • Förhandlingar med kollegor i koncernföretag om frågor som rör budget, personal, inköp eller försäljning. Begär en mötesagenda där diskussionspunkterna framgår.

En nyckel när det kommer till fungerande representationsrutiner är att väldigt tydligt kommunicera vad det är som gäller. På så sätt slipper man onödig administration och griniga kollegor.

Få koll på representationsfrågorna

Tycker du representation är krångligt? Inte om du har Servicepaket Skatt! I paketet hittar du bl a räknesnurror för representation, informativa webinar, artiklar och en gedigen faktabank. Dessutom håller vi dig uppdaterad på hela skatteområdet. Få tillgång till paketet