Referenstagning

Referenstagning är en viktig del i att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen. Målet är att bekräfta eller komplettera den bild du redan fått av kandidaten. Vad ska man då som arbetsgivare tänka på när man tar referenser för att säkerställa att man verkligen får en korrekt bild?

     

den 6 mars 2017

En rekrytering består vanligtvis av flera olika steg – urval, intervjuer, tester, arbetsprover och referenstagning. Att använda sig av referenstagning i slutet av en rekryteringsprocess är vanligt förekommande och syftet är att få den sista pusselbiten på plats för att få en komplett bild av kandidaten.

En vanlig missuppfattning är att referenten måste vara chef till kandidaten, men så behöver det inte vara. Syftet med referenstagning är att skapa sig en bredare bild av kandidaten och då kan även kollegor, fackliga representanter eller kunder bidra med sina perspektiv. Tänk bara på att säkerställa att de inte har en personlig vänskapsrelation.

Be däremot alltid om att få uppdaterade referenser. Ju färskare information desto högre validitet. Om referensen uppger att kandidaten var ”mycket duktig på marknadsföring” för tio år sedan så säger det inte mycket om kandidatens kunskaper idag – som antingen kan ha förbättras eller försämrats under senaste decenniet.

En bra referenstagning följer i regel samma grundprinciper som alla goda samtal. Börja därför med att avsätta ordentligt med tid. En referenstagning tar ofta längre tid än vad man tror, kanske uppemot 30–60 minuter beroende på befattning. Eftersom det är tidskrävande för referenterna att medverka så brukar man ofta avvakta med att kontakta de tills att det bara återstår en kandidat i processen. Säkerställ då också att de är förberedda på samtal, så att de också har avsatt tid.

Hur lägger man då upp en bra intervju? Här finns det olika skolor. Vissa förespråkar ostrukturerade intervjuer, andra föredrar strukturerade.

En ostrukturerad intervju innebär att man pratar fritt om kandidaten och ställer följdfrågor där det behövs. En strukturerad intervju innebär att man följer en på förhand skriven mall oavsett vilka frågor som uppkommer och det finns för- och nackdelar med båda metoderna.

I Sverige är det därför vanligast att man kombinerar metoderna och arbetar med semi-strukturerade intervjuer vid referenstagning – förberedda frågor med möjlighet att ställa följdfrågor.

Ett vanligt nybörjarmisstag som många gör när de tar referenser är att de ger referenten för lite tid att besvara frågan, alternativt fyller i svaren själva. Risken med detta är att rekryteraren drar för snabba slutsatser eller leder referenten åt ett håll som denne inte tänkt.


För dig som vill ha förslag på frågor att ställa till referenter, bjuder vi här på en mall som du kan använda dig av! Klicka här för att ladda ned den »