Framgångsrikt förändringsarbete

Förändringsprocesser är oundvikligt i arbetslivet. Det kan handla om allt från arbetsbrist och verksamhetsutveckling till att företaget ska byta lokaler. – Men vad händer egentligen med medarbetarna i samband med en organisationsförändring?

     

den 22 juni 2016

Många gånger förutsätts chefer kunna hantera förändringar utan att vare sig ha fått stöd eller kunskap om vad ett förändringsarbete innebär.

För att förändringsarbetet ska bli effektivt och bra så behöver de som leder förändringen förstå hur människor reagerar vid förändringar. Människor är i grunden vanedjur. Vi mår bra av rutiner och tycker inte om att behöva ändra våra vanor. För att förstå mänskliga reaktioner på förändringar kan det därför vara bra att ha kännedom om ”förändringskurvan”.

Förändringskurvan

Att vara medveten om hur förändringar påverkar oss själva och vår omgivning gör att vi får större förståelse för våra egna och andras reaktioner vid en förändring.

Olika personer tar sig igenom förändringskurvan olika snabbt. En del behöver mer tid än andra. Viktigt att komma ihåg är dock att alla som utsätts för en förändring som man inte har valt själv går igenom förändringskurvans samtliga faser.

Förnekelsefasen

Den första fasen i förändringskurvan är förnekelsefasen. När en person precis har blivit ställd inför en ny situation kan personen ge uttryck för en stark förnekelse. Många medarbetare tar inte in den information som finns om förändringen.

I förnekelsefasen lyssnar inte medarbetarna eller så glömmer de snabbt den information som ges. Under förnekelsefasen kan det råda tystnad hos medarbetarna och risken är att ledningen tolkar tystnaden som acceptans, och med reflektioner som:

– Då var det väl inte en så stor förändring i alla fall.
– Folk är trots allt ganska förändringsbenägna nuförtiden.

För ledningen är det därför viktigt att finna budbärare som målgruppen lyssnar till och litar på. Under förnekelsefasen bör ledningen använda flera olika informationskanaler och därigenom upprepa budskapet på en mängd olika sätt.

Motståndsfasen – ”Varför?”

I nästa fas kommer insikten och motståndet och nu kan det komma klassiska kommenterar som:

– Det här har jag inte alls blivit informerad om...

Medarbetarna förstår att en förändring är på gång och därför tar känslorna över. Motståndet riktar sig inte alltid mot själva förändringen utan kan även rikta sig mot budbäraren, hur informationen framförs eller hur förändringsprocessen går till. Graden av motstånd beror på hur mycket förändringen påverkar individen.

Under motståndsfasen är de frågor som medarbetarna ställer av typen ”Varför?” karaktär.

– Varför görs detta?
– Varför gör man detta nu?

Reaktioner under den här fasen kan vara uppsägningar, ökad sjukfrånvaro, uppgivenhet och nedstämdhet.

Många medarbetare hoppas under den motståndsfasen att förändringen i själva verket inte ska bli av.

Under motståndsfasen kommer det upp många känslor till ytan och som ledare kan det kännas tungt. Ett naturligt beteende hos människor när vi möter starka reaktioner är att vi drar oss undan. Personer i ledande ställning behöver kämpa mot detta naturliga beteende hos sig själva.

Som ledare måste man förstå att om man ligger lågt och inte säger så mycket innebär det inte att man inte kommunicerar. Tystnaden tolkas istället av omgivningen, och då uppstår spekulationer och rykten.

Att kommunicera löpande är avgörande, och om det inte finns något att kommunicera så är det viktigt att förklara för medarbetarna att det inte finns något att säga. ”Varför-frågan” behöver besvaras om och om igen. Och igen.

Bearbetningsfasen – ”Hur?”

Motivationen och energin är som lägst hos medarbetarna när förändringen ska bearbetas. Många pratar mycket och jobbar lite. Rykten och spekulationer ökar. Medarbetarna har nu insett att förändringen blir av och i den här fasen är den övergripande frågan ”Hur?”. Medarbetarna undrar hur förändringen kommer att påverka dem personligen och hur förändringen kommer att påverka avdelningen och organisationen.

I början av bearbetningsfasen kan det finnas mycket tvivel på att förändringen går att genomföra. Allt eftersom förändringsarbetet pågår minskar tvivlet gradvis och istället ökar nyfikenheten.

Som ledare behöver du ge svar på vad förändringen kommer att innebär för dina medarbetare personligen och få medarbetarna att se fördelarna med förändringen.

Acceptansfasen

Nu har medarbetarna tagit till sig förändringen och strävar efter att göra det bästa möjliga av situationen. Självförtroendet och självkänslan har många gånger blivit mycket bättre. Arbetsglädjen och engagemanget ökar nu och kan ibland till och med vara högre än innan förändringen. Att ta sig igenom en förändring och uppnå mål ger ofta extra energi.

När medarbetarna har accepterat och förstått vad förändringen kommer att innebära för dem så börjar de se möjligheter med förändringen.

Nu bör ledningens kommunikation vara riktad framåt. Som ledare behöver du uppmuntra och bekräfta samt skapa trygghet i den nya situationen. Nu är det rätt tid att kommunicera att förändringen är genomförd och fira tillsammans.

Genom förståelse för och anpassning till förändringens olika faser kan chefer och ledare förkorta tiden det tar att genomgå förändringens alla faser samt säkerställa implementering och acceptans. Det är en av de viktigaste uppgifterna som en ledare har under en förändringsprocess.

Människor är i allmänhet inte motståndare till förändring. De vill bara att någon annan råkar ut för den …

Om du behöver hjälp med de arbetsrättsliga reglerna i samband med en förändring är du alltid välkommen att kontakta oss på Tholin & Larsson. Vi har kunskapen och verktygen för en effektiv och lyckad förändring.


Missa inte vårt gratis webinar:

AGI - rapportera lön för utländsk personal


Från den 1 januari 2019 ska alla företag lämna sina arbetsgivardeklarationer på individnivå - AGI. I det här webinaret kommer Hanna Lagerkvist, skatteexpert hos Tholin & Larsson, gå igenom vad som är nytt vad gäller rapporteringen av skatt och sociala avgifter för utländsk personal.

Med konkreta exempel kommer vi att visa på hur rapporteringen på individnivå kan se ut för både hitsänd och utsänd personal. Du kan även passa på att ställa dina egna frågor till Hanna under frågestunden!

Tid: 21 mars kl 10:00  Till anmälan