Momsreglerna krånglar till vidarefakturering av ”utlägg”

Har du varit i situationen där du ska vidarefakturera en kostnad till ett annat företag? Många säger i dessa fall att de har gjort ett ”utlägg” eftersom kostnaden kommer att belasta ett annat företag. Men är det verkligen ett utlägg? Och varför är det så viktigt att veta om det är ett utlägg eller inte? Anledningen är kort och gott – momsen

     

den 8 augusti 2018 Pelle Gustavsson

Inget momsavdrag vid äkta utlägg

När man gör ett äkta utlägg betalar man en faktura som är ställd till någon annan. Det är alltså den andra parten som har betalningsansvaret – och normalt avtalspart – gentemot leverantören av varan eller tjänsten. Det är också den andra parten som har rätt till eventuellt momsavdrag.  Betalningsansvar kan också regleras via lagstiftning, t ex när byggföretag betalar fastighetsbildningskostnader för en fastighetsägares räkning.  

På utlägg får inget vinstpåslag göras och man bokar hela beloppet, inklusive moms, som en fordran på balansräkningen. Leverantörsfakturan (eller kopia av denna) bifogas till det betalningskrav som skickas till det företag man gjort utlägget för.

Oftast inköp och vidareförsäljning

Om det egna företaget har betalningsansvaret och är leverantörens avtalspart för ett inköp, men avser att föra över kostnaden till någon annan  ska man istället hantera det som inköp och vidareförsäljning. Varför då kan man undra? Om vi bortser från bokföringsregler och annat en stund så är den enkla anledningen att parterna ska kunna lyfta momsen. Felaktig hantering gör att momsen kan bli en kostnad.

Om det egna företaget står som fakturamottagare så kan inget annat företag få avdrag för momsen. På denna punkten är momsreglerna mycket strikta. För att det egna företaget ska kunna lyfta momsen krävs också att inköpet är ett inköp till den momspliktiga verksamheten, dvs det finns en direkt koppling till en momspliktig försäljning eller utgör en allmän omkostnad i den samlade momspliktiga verksamheten.

Två vanliga situationer

Exempel 1
Ett företag bokar och betalar ett hotellrum som personal från ett annat företag nyttjar, vanligen ett närstående företag. Det första företaget utfärdar en faktura för hotellrummet utan vinstpåslag. Det andra företaget anses ha efterfrågat ett hotellrum eftersom det är detta företagets personal som har nyttjat rummet. På fakturan debiteras därför 12 procents moms.

Genom att det första företaget vidarefakturerar hotellnatten kan inte avdragsrätten nekas trots att ett annat företag har nyttjat tjänsten. Både de formella och materiella villkoren för avdragsrätt är uppfyllda. Fakturan har rätt mottagare. Hotellnatten har köpts in för verksamheten genom att den har sålts vidare med moms. Att företagets huvudsakliga verksamhet är en helt annan saknar betydelse.

Exempel 2
Ett konsultföretag bokar och betalar ett hotellrum för en av sina anställda. Det är en tjänsteresa inom ramen för ett kunduppdrag. Konsultföretaget får dra av momsen på hotellrummet. När kunden sedan faktureras arvode plus rese- och hotellkostnader blir det – i detta fall – 25 procents moms på allt. Kunden anses ha efterfrågat en konsulttjänst – inget annat. Hotellrummet är bara en komponent i priset för konsulttjänsten.

Säkra momsavdraget genom rätt bokföring

I konsultfallet är det naturligt att hotellrummet bokförs som en kostnad i konsultföretaget och att hela ersättningen från kunden intäktsförs.  Även i det första fallet bör dock hotellrummet kostnads- och intäktsföras. Detta för att inte riskera att förlora momsavdrag. Rätt till avdrag för moms förutsätter en koppling mellan inköpet och momspliktig försäljning. Företaget visar enklast detta samband genom att bokföra både en kostnad och en intäkt.


Missa inte vårt webinar om utlägg och vidarefakturering!


Man pratar ofta om utlägg som ska vidarefaktureras. I momshänseende är det inte så vanligt med verkliga utlägg – det är vanligare att ha gjort ett inköp som sedan följs av en vidareförsäljning. Då finns frågor kring avdragsrätt för moms på inköpet och om moms ska tas ut vid vidareförsäljningen.

I det här webinaret kommer Håkan Larsson, skatteexpert hos Tholin & Larsson, gå igenom några av de vanligaste frågorna kring utlägg och vidarefakturering och svara på dina frågor!

Tid: 21 augusti kl 10.00 - 10.30 Registrera dig till webinaret här