Moms och skatt på mat vid tjänsteresor

Om anställda får måltider betalda av arbetsgivaren när de är ute på tjänsteresor ska de normalt beskattas för måltiderna som en kostförmån. Momsen på kostförmånen är inte avdragsgill. Men om förtäringen ingår obligatoriskt i priset för en flyg- eller tågresa kan företaget få avdrag för momsen. Då är också förmånen skattefri.

     

den 19 november 2018 Håkan Larsson

Det är inte ovanligt att en arbetsgivare vid tjänsteresor betalar för anställdas måltider

Utgångspunkten är att utgifter för anställdas måltider under tjänsteresor utgör personliga levnadskostnader. De anställda ska då beskattas för en kostförmån för måltiden (schablonbelopp).

Kostnaden för måltiden är avdragsgill som en personalkostnad vid inkomstbeskattningen. Arbetsgivaren får inte avdrag för den ingående momsen på måltidskostnaderna. Istället får momsen räknas in i den avdragsgilla utgiften för måltiden.

Mat i samband med representation

Särskilda regler gäller om den anställde får mat i samband med representation. Då slipper den anställde att bli beskattad för förmånen, men arbetsgivaren får inte avdrag för kostnaden vid inkomstbeskattningen. Momsen är dock avdragsgill till den del representationskostnaden inte överstiger 300 kr (exkl moms) per person.

Tjänsteresa med eller utan övernattning?

Vid en tjänsteresa med övernattning utanför den vanliga verksamhetsorten anser Skatteverket (SKV) att en arbetsgivare har rätt till avdrag för moms på den del av måltidskostnaden som överstiger schablonen för kostförmån (94 kr 2018 och 98 kr 2019 för lunch eller middag).

Exempel – måltider vid tjänsteresa

En anställd (A) har sitt tjänsteställe i Göteborg. A är på en tjänsteresa till Stockholm år 2019 som är förenad med övernattning. A reser på räkning och gör ett utlägg för en middag i Stockholm för 298 kr (inkl 12 procent moms). Måltiden har inte något samband med representation.

A ska i detta fall beskattas för en kostförmån på 98 kr (år 2019), som alltså ligger till grund för arbetsgivaravgifter och skatteavdrag. Avdrag för ingående moms kan – enligt SKV – göras på 200 kr dvs med 21,42 kr (0,1071 x 200 kr) men inte på de 98 kr som motsvarar kostförmånen. (Lite opraktiskt kan tyckas. Enklare är kanske att företaget struntar i avdraget för moms om det är fråga om måltid som ska förmånsbeskattas?)

Vid ett annat tillfälle är A på tjänsteresa till Helsingborg. A återkommer till Göteborg lite senare samma dag och övernattar alltså inte. A gör ett utlägg för en lunch som kostar 198 kr (inkl moms). Inte heller i detta fall var det en måltid vid representation. Arbetsgivaren ersätter sedan A för utlägget och bokför kvittot som sin kostnad.

A ska då beskattas för en förmån av fri kost med 98 kr (år 2019). Arbetsgivaren har inte rätt till något avdrag för ingående moms, eftersom det inte var en tjänsteresa som var förenad med övernattning utanför den vanliga verksamhetsorten.

Måltider på flyg och tåg m m

Fria måltider på allmänna transportmedel (flyg, tåg m m) vid tjänsteresa är en skattefri förmån vid inkomstbeskattningen om maten ingår obligatoriskt i priset för resan. Då krävs att biljetten inte kan köpas exklusive måltiderna. För den som exempelvis reser i första klass får en förstaklassbiljett inte kunna köpas till ett lägre pris utan att maten ingår i priset.

Om förtäringen är skattefri vid inkomstbeskattningen torde också momsen på priset för biljetten vara avdragsgill.

Om måltiden däremot inte ingår obligatoriskt i priset, utan arbetsgivaren betalar extra för att den anställde ska få en måltid, har arbetsgivaren stått för en personlig levnadskostnad. Då ska normalt den anställde bli beskattad för måltiden (kostförmån) och något avdrag för moms medges inte till den del det avser en kostförmån.

Måltider och annan förtäring på hotell

Om en anställd får fri frukost på hotell, vandrarhem, värdshus eller liknande under en tjänsteresa är frukosten skattefri för den anställde om den ingår obligatoriskt i priset för övernattningen. Ett villkor för skattefrihet är att ett rum med samma standard inte kan hyras till ett lägre pris utan frukost.

Om frukosten är skattefri för den anställde torde också momsen vara avdragsgill vid köpet av övernattningen.

Fri frukost som inte ingår obligatoriskt i priset för rummet är en skattepliktig förmån (förmån av fri frukost enligt schablon). I så fall är momsen inte avdragsgill till den del den belöper på kostförmånen.

Fri kvällsbuffé på hotell

Vissa hotell tillhandahåller en kvällsbuffé med enklare kallskuret och sallad m.m. utan särskild kostnad. Förmånen kan ingå obligatoriskt i rumspriset. Den som äter en enklare måltid från buffén bör - enligt SKV - förmånsbeskattas. 

En anställd bör dock – enligt SKV – inte beskattas om denne endast kan ta en smörgås eller något annat som räknas som skattefri förfriskning. Momsen på priset för övernattningen torde då vara avdragsgill.

Fri fika under tjänsteresa

Enligt SKV (dnr 131 127035-17/111) måste normalt enklare förtäring erbjudas de anställda på arbetsplatsen för att vara s.k. skattefria personalvårdsförmåner.
Läs mer om skattefria personalvårdsförmåner i Servicepaket Skatt

Förfriskningar och annan enklare förtäring som exempelvis kaffe, bulle, godis, frukt, smörgås under tjänsteresa som anställda gör, där arbetsgivaren står för kostnaden via utlägg, är inte skattefria personalvårdsförmåner. Om arbetsgivaren betalar en sådan förmån ska den anställde beskattas för marknadsvärdet av förmånen (inkl moms). Momsen på en sådan utgift torde då inte vara avdragsgill. 

Vill du veta mer kostförmåner och representation?

Då kan du prova Servicepaket Skatt och få tillgång bl a till vår smarta räknesnurra som hjälper dig räkna ut avdrag för både intern och extern representation. Prova paketet gratis


Missa inte vårt gratis webinar:

Vad händer om Storbritannien lämnar EU?

Ett råd är att vara beredd på det värsta – att Storbritannien står utanför EU:s tull- och momsområde den 12 april. Då kommer reglerna om tullhantering (import och export) att gälla istället för EU-handel. Företagen måste då ha lärt sig vad som gäller på tull- och momsområdet. Men vilka andra områden påverkas?

Tid: 28 mars kl 10:00 Till anmälan