Spara löneunderlagen i minst sju år!

En vanlig fråga i Tholin & Larssons frågeservice är hur länge olika löneunderlag ska sparas. Enligt reglerna i bokföringslagen gäller att allt som räknas som räkenskapsmaterial ska sparas i sju år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

     

den 6 mars 2017 Anna Schönfelder

Med räkenskapsmaterial menas information som är viktig för att kunna följa och förstå bokföringen. Inom lönehanteringen är det främst bokföringsverifikationer som ska sparas i sju år. Men för att vid behov kunna följa vad som ligger till grund för bokföringen bör även underlag som tidrapporter och reseräkningar sparas lika länge. Lönespecifikationer eller information i lönesystem med motsvarande uppgifter bör också sparas.

En rekommendation är att löneunderlag som inte direkt kan hänföras till reglerna i bokföringslagen ändå ska sparas i sju år. Det innebär också att man kan rensa bort allt räkenskapsmaterial som är äldre än sju år.

Löneunderlag ska sparas i befintlig form eller i mikroskrift. Den kan också arkiveras genom annan digital lagring. Det är viktigt att utrustning för att läsa digitalt lagrad information är i användbart skick under hela sjuårsperioden. Informationen ska bevaras på ett säkert sätt vilket innebär att det ska finnas ett godtagbart skydd mot att handlingarna kan förstöras.

Tänk också på att handlingar som innehåller personuppgifter måste förvaras så att de inte blir tillgängliga för andra personer än de som ska arbeta med dem. Detta framgår av personuppgiftslagen vars syfte bland annat är att skydda den personliga integriteten från kränkning genom behandlingen av personuppgifter.