HR - Frigör tid med en webbaserad personalhandbok

Det finns mycket tid att spara när en verksamhet har bra verktyg som samlar information om de anställdas rättigheter och skyldigheter. Det framgår av en rapport från det amerikanska forsknings- och konsultföretaget Gartner. Trots det saknar fortfarande många verksamheter en bra lösning för sin personalinformation, det visar en undersökning gjord av Norstat, på uppdrag av Infotjenester.

     

den 4 januari 2018

När vårt moderbolag, Infotjenester, genomförde en undersökning som riktade sig till 200 personalansvariga i företag med fler 30 anställda, visade det sig att bara hälften av företagen hade en fullvärdig, webbaserad lösning som gav anställda och chefer information om semester, ledighet och interna regler och rutiner etc. Istället förlitade sig många på muntlig överföring av information, eller att den nödvändiga informationen skulle finnas tillgänglig i anställningskontraktet som slöts i början av anställningen. Detta överraskade Infotjenesters arbetsrättsjurist Camille Schie-Veslum.

- I en anställningsprocess - mellan arbetsgivare och arbetstagare - belyses ofta ett spektrum av frågor som är relaterade till anställningen. Många av frågorna som lyfts fram läggs också in i anställningsavtalet. Det kan till exempel handla om rätten till föräldraledighet och rutiner avseende sjukanmälan. Sådan information bör dock inte ingå i själva anställningsavtalet eller som bilaga till anställningsavtalet, säger Camille Schie-Veslum.

Camilla Schie-Veslum påminner om att allt som avtalats i anställningsavtalet, eller i en bilaga till avtalet, är bindande för båda parter, och kan därför inte ändras ensidigt av någon av parterna. Verkligheten för de flesta verksamheter är ju att rutiner ändras med tiden och måste kunna uppdateras löpande, inte fastställas permanent vid ett specifikt datum.

Mycket tid att spara
Utöver att försäkra sig om att verksamhetens rutiner är dynamiska, menar rapporten Modernizing HR Service Delivery for the Digital Workforce från Gartner (2016) att det finns mycket tid, och därmed också pengar, för företag att spara genom att ge anställda möjlighet att själva kunna söka efter relevant personalinformation. En sådan möjlighet frigör tid för chefer och HR-avdelningar, som slipper svara på  frågor som ofta upprepas av medarbetarna – exempel på sådana frågor är semesterfrågor, och frågor kring sjukskrivning och föräldraledighet.

- Arbetstagare och ledare som själva har möjlighet att söka i en väl implementerad kunskapsbas, genom en integrerad portal eller mobilt gränssnitt, kan lösa sina egna problem i 40-70% av fallen. En sådan portal inkluderar vanligtvis riktlinjer, processer och material för beslutsstöd, skriver Gartner (2016).

SE OCKSÅ: Prova vår räknesnurra för att beräkna hur mycket tid pengar ett företag kan spara på att ha en webbaserad personalhandbok

Resurskrävande frågor
När anställda inte har tillgång till ett enkelt verktyg, innebär det ofta att både anställda och chefer lägger mycket tid på att leta efter personalrelaterad information. Anställda går gärna först till en kollega för att få svar, innan de sedan går vidare till närmsta chef, och till slut till HR om chefen inte kan svara. Det innebär att den anställde kan behöva gå igenom tre led för att få svar på en så enkel fråga som t ex ”hur många semesterdagar får jag spara under ett år?”.

De flesta HR-anställda är säkert medvetna om att de kan frigöra mycket tid, om medarbetare och chefer får möjlighet att hitta sina svar själva. En ineffektiv lösning är helt enkelt resurskrävande för hela organisationen, och tar värdefull tid som annars kunde läggas på att stärka företagskulturen och det organisatoriska arbetsmiljöarbetet.

En blandning av lagar och rutiner
En välfungerande personalhandbok bör innehålla verksamhetens riktlinjer och specifika rutiner, samt information om gällande lagregler. Det ökar förståelsen för varför verksamhetens rutiner ser ut som de gör, men ger också ett utmärkt tillfälle att beskriva vilka förmåner som anställda har som ligger utöver det som regelverket kräver. Till exempel om verksamheten har en utökad friskvårdsförmån, eller erbjuder fler semesterdagar än vad lagen kräver. Att lyfta upp denna information kan bidra till en positiv företagskultur och ge god employer branding.

Fördelarna med en webbaserad personalhandbok
Att implementera en webbaserad personalhandbok innebär att det blir enkelt att uppdatera de lagar och rutiner som ändras år från år, utan att HR-avdelningen behöver skicka ut information till alla anställda, eller skriva ut dokument och uppdatera fysiska personalböcker – så som ofta var fallet förut. HR-avdelningen och cheferna kan helt enkelt hänvisa till personalhandboken, med vetskapen att den information som finns tillgänglig för de anställda är korrekt. En webbaserad personalhandbok gör det också möjligt för anställda att alltid ha informationen tillgänglig via sin mobil – oavsett om de befinner sig på jobbet eller hemma. Det gör att anställda enkelt kan hitta information om till exempel semesterfrågor eller rutiner för VAB när de är hemma.

Läs mer om vår webbaserade personalhandbok


Välkommen på webinar!

29 maj: Ett år med GDPR

Nu har det snart gått ett år sedan den nya dataskyddsförordningen – GDPR – infördes. Har era rutiner satt sig eller finns det områden som fortfarande känns oklara?

Under det här webinaret kommer Linn Samuelsson, advokat på MAQS Advokatbyrå, att kolla på vad som har skett under året som gått och vilka tillsynsområden du bör ha extra koll på!

Tid: 29 maj kl 10:00  Till anmälan