HR-expert Victoria Ödlund delar med sig av praktiska tips på hur du som chef kan genomföra effektiva medarbetarsamtal.
HR-expert Victoria Ödlund delar med sig av praktiska tips på hur du som chef kan genomföra effektiva medarbetarsamtal.

Fem tips för effektivare medarbetarsamtal

Det är nu högsäsong för medarbetarsamtal. Något som en del chefer upplever som ett nödvändigt ont; tidskrävande, energitjuv eller kanske en administrativ börda. Medarbetarna å sin sida kan uppleva dem som meningslösa eller inte förstå vad de syftar till. Men rätt använt är faktiskt medarbetarsamtal ett av chefens viktigaste verktyg för att styra och utveckla verksamheten! Här är några praktiska tips för att åstadkomma effektiva medarbetarsamtal.

     

den 14 januari 2019 Victoria Ödlund

1. Följ ett bestämt årshjul

Fördelen med att genomföra samtalen vid samma tidpunkt årligen är att man lättare kan samordna organisationens affärsplan och övergripande mål med medarbetarnas individuella mål. Det ger en starkare målstyrning och ett ökat fokus på företagets strategi, så att alla vet riktningen. Det ska löpa en röd tråd mellan företagets mål och medarbetarnas mål!

Andra fördelar är att man får en kartläggning av kompetensutvecklingsbehoven och kan koordinera utbildningsinsatser. Det underlättar dessutom planeringen om alla parter vet när i tiden samtalen ska ske.

2. Utbilda chefer och ledare 

En av de viktigaste anledningarna till att många inte lyckas med medarbetarsamtalen är att inte ledarna har tillräcklig utbildning på att genomföra denna typ av samtal. Ett vanligt misstag är att chefen själv pratar för mycket, inte ställer öppna frågor eller inte lyssnar aktivt. Det är viktigt att ledare får möjlighet att träna sig på att hålla medarbetarsamtal, för att kunna blir bättre på att hålla samtal med hög kvalitet.

Det är också viktigt med en tillitsfull relation mellan chef och medarbetare, så att man kan ha en öppen och ärlig kommunikation och feedback. Utan träning eller med bristande förberedelser kan samtalen lätt reduceras till en trevlig pratstund men utan någon egentlig värdeskapande nytta för någon av parterna.

Läs mer: Håll dig uppdaterad på alla viktiga HR-frågor hela året med Servicepaket HR

3. Informera medarbetarna 

Medarbetarna behöver utbildning och information om syftet med samtalen, hur de kan själva kan förbereda sig och vad de kan förvänta sig av sin chef.

Det är viktigt att kalla till samtalen i god tid och använda en i förväg bestämd och känd samtalsmall. Be medarbetaren att förbereda sig och gärna ta med sig egna förslag på mål baserade på företagets/avdelningens mål för kommande period. Det ger medarbetarna möjlighet att påverka både sin egen och företagets utveckling.

4. Genomför samtalen på en lugn och neutral plats 

Det innebär att man inte bör vara på chefens kontor och att man bör säkerställa ostördhet genom att exempelvis stänga av mobiler och datorer. Som chef är det viktigt att fokusera på just den medarbetaren man har framför sig; dennes arbetssituation och arbetsvillkor.

Medarbetarsamtalen bör inte vara innehålla löneförhandlingar och inte heller vara ett forum där man som chef tar upp negativa saker som kommer som en överraskning för medarbetaren. Oegentligheter, misskötsel o s v ska tas upp direkt när de sker, och inte sparas till medarbetarsamtalet. Givetvis kan man samtala om brister eller annat som inte fungerar bra, men då ska det vara sådant som är tidigare känt och som man arbetar med och har en plan för.

5. Medarbetarsamtalen bör resultera i en handlingsplan 

Det är bra om både chef och medarbetare skriver under handlingsplanen, för att säkerställa att man uppfattat samtalet och målen på samma sätt. Båda bör sedan på ett enkelt sätt ha tillgång till handlingsplanen, så att man kan gå tillbaka och följa upp det man kommit överens om.

Chefen bör under resten av året planera in regelbundna, kortare uppföljningssamtal, där chef och medarbetare gemensamt följer upp de satta målen.