Fakturor och kvitton vid anställdas utlägg

Anställda gör ofta utlägg för arbetsgivarens räkning. Det kan vara utlägg för resor, hotell, arbetsredskap, mat och motion med mera. Det är viktigt att kvitton och fakturor på utläggen uppfyller de krav på fakturor som finns i momslagen.

     

den 21 november 2018 Håkan Larsson

I momslagen finns det krav på att fakturan ska innehålla ett antal uppgifter för att företaget ska få avdrag för moms. Bland annat ska säljarens momsregistreringsnummer och köparens (ditt företags) namn och adress finnas med på kvittot.

För vissa fakturor godkänner Skatteverket att arbetsgivaren kan få avdrag för moms även om fakturan är ställd till en anställd. Det gäller kost, logi, representation, resor samt motion och friskvård. Observera att övriga krav som ställs på en faktura ska vara uppfyllda även för denna typ av kostnader.

Vill du läsa mer om vilka krav som finns på vad en faktura ska innehålla? Då kan du läsa mer i artikeln Momsmässiga krav på en normal faktura som finns i Servicepaket Moms. Om du saknar abonnemang kan du prova paketet gratis här och få tillgång med några få klick.

Förenklad faktura i vissa fall

Det finns också en generell förenkling som gäller fakturor på mindre belopp, så kallad förenklad faktura. Det gäller bland annat för fakturor som inte överstiger 4 000 kr inklusive moms. Då medges momsavdrag även om kvittot endast innehåller detta:

  • Datum för utfärdande av fakturan
  • Identifiering av säljaren (med säljarens momsnummer)
  • Den typ av varor eller tjänster som sålts
  • Den moms som betalats (eller uppgifter så att man kan beräkna momsen)

Krångliga regler om fakturor

Om anställda har haft ett utlägg för arbetsgivarens räkning kan man därför identifiera lite olika situationer.

  1. En anställd lämnar en faktura för t ex inköp av förbrukningsmaterial/arbetsredskap (telefoner, datorer, kontorsmöbler m m), där utgiften överstiger 4 000 kr inklusive moms. Fakturan ska då vara ställd till företaget och uppfylla momslagens alla krav på fakturan.
  2. En anställd har kostnader för motion, rese-, kost-, och logikostnader som överstiger 4 000 kr inklusive moms. Fakturan ska innehålla alla uppgifter som – enligt momslagen – ska ingå i en faktura förutom att det istället för företagets namn kan stå den anställdes namn.
  3. En anställd har haft en utgift som uppgår till max 4 000 kr inklusive moms. Reglerna om förenklad faktura kan tillämpas.

På grund av det komplexa regelverket kan det vara bra att som intern huvudregel se till att de anställda vid utlägg alltid begär att få ett kvitto där arbetsgivarens namn och adress finns med. 

Inskannade kvitton ska sparas i original

Bokföringsnämnden (BFN) har uttalat vad som gäller för inskannade kvitton (Brevsvar 2017-03-20). Räkenskapsinformationen som ska sparas vid utlägget är – enligt BFN – den faktura eller det kvitto som den anställde fick när han gjorde utlägget. Det betyder att det underlag som arbetsgivaren ska spara är fakturan eller kvittot i original (i pappersform). 

Det räcker alltså inte att den anställde lämnar över en kopia eller ett fotografi av fakturan eller kvittot till arbetsgivaren. Det är inte heller tillräckligt att den anställde skannar fakturan eller kvittot och sedan skickar denna till arbetsgivaren i ett mejl.

Det kan alltså finnas en risk att företaget vägras avdrag för moms om företaget bara har kvar kvittot i elektronisk form. Detta eftersom originalhandlingen – så som det kom in till företaget – inte längre finns.

Skatteverket om inskannade kvitton

Skatteverket anser att om en anställd gör inköpet med företagets medel har den anställde tagit emot fakturan för företaget. Då ska företaget bevara fakturan i den form den hade när den anställde tog emot den. Skatteverket ger följande exempel.

Exempel – inskannat taxikvitto 

B är anställd i V AB och reser i tjänsten. B tar en taxi till flygplatsen. Taxiresan kostar 530 kr, varav momsen är 30 kr. B betalar och får ett papperskvitto av chauffören. B skannar kvittot med sin mobiltelefon, men behåller också papperskvittot. När B är tillbaka efter tjänsteresan begär han ersättning för taxiresan och lämnar den skannade kopian till V AB.

B har gjort en resa i tjänsten, hans utgift för den resan kan därför anses som ett utlägg för företagets räkning. V AB anses ha köpt taxiresan. V AB ber därför B lämna in papperskvittot, d.v.s. det kvitto B fick av taxichauffören. Det är det kvitto B tagit emot för V AB:s räkning som är bolagets verifikation och som också ska bevaras. Det är också det kvittot som är underlag för V AB:s avdragsrätt för moms.

Exempel – elektronisk kopia på kassakvitto 

C är anställd i V AB och reser en del i tjänsten. Ett möte drog ut på tiden och hon var tvungen att övernatta. Hotellrummet kostar 2 240 kr, varav momsen är 240 kr. C betalar hotellrummet och får då ett kassakvitto i pappersform. Hotellet tar också på C:s begäran fram en elektronisk kopia av kassakvittot, som skickas via mail till V AB. 

När C är tillbaka efter tjänsteresan begär hon ersättning för hotellutgiften. Papperskvittot har C inte sparat. C har gjort en resa i tjänsten, hennes utgift för övernattning på ett hotell kan därför anses som ett utlägg för företagets räkning. Det innebär att V AB anses ha köpt övernattningen. Eftersom det är frågan om ett utlägg är det kvitto som säljaren utfärdat till V AB:s en verifikation för inköpet. 

I det här fallet har säljaren utfärdat två kvitton, ett papperskvitto och ett elektroniskt kvitto. Det elektroniska kvittot har överförts från hotellets system till V AB:s system. V AB kan bevara det elektroniska kvittot trots att det är märkt med ordet kopia. Det elektroniska kvittot är också underlag för V AB:s avdragsrätt för moms. V AB har avdragsrätt för momsen på inköpet, d.v.s. 240 kr.

Exempel – elektronisk kopia på kassakvitto 

C är anställd i V AB och reser en del i tjänsten. Ett möte drog ut på tiden och hon var tvungen att övernatta. Hotellrummet kostar 2 240 kr, varav momsen är 240 kr. C betalar hotellrummet och får då ett kassakvitto i pappersform. Hotellet tar också på C:s begäran fram en elektronisk kopia av kassakvittot, som skickas via mail till V AB.

När C är tillbaka efter tjänsteresan begär hon ersättning för hotellutgiften. Papperskvittot har C inte sparat. C har gjort en resa i tjänsten, hennes utgift för övernattning på ett hotell kan därför anses som ett utlägg för företagets räkning. Det innebär att V AB anses ha köpt övernattningen. Eftersom det är frågan om ett utlägg är det kvitto som säljaren utfärdat till V AB:s en verifikation för inköpet. 

I det här fallet har säljaren utfärdat två kvitton, ett papperskvitto och ett elektroniskt kvitto. Det elektroniska kvittot har överförts från hotellets system till V AB:s system. V AB kan bevara det elektroniska kvittot trots att det är märkt med ordet kopia. Det elektroniska kvittot är också underlag för V AB:s avdragsrätt för moms. V AB har avdragsrätt för momsen på inköpet, d.v.s. 240 kr.

Vill du lära dig mer om anställdas utlägg och fakturor?

Då rekommenderar vi Servicepaket Moms. Prova paketet gratis och få tillgång till vår stora faktabank, senaste nytt om momsen, tidssparande räknesnurror och vår egen expertsupport.


Robert Selvaag, skatteexpert  

Gratis webinar 31 januari:

Konferenser och interna informationsmöten

Nu är det dags för ännu ett av våra mycket uppskattade webinar om representation! Den här gången ska vi fokusera på konferenser och interna informationsmöten. Vi tittar på regler och praxis, varnar för vanliga fel och fallgropar och du får med dig nyttiga tips inför planeringen av interna konferenser och informationsmöten. 

Tid: 31 januarikl 10:00 - 10:30. Till anmälan