Crossboarding – detta bör du veta

Att anställda byter jobb internt är en win-win situation. Förutsättningen är att du som chef behandlar övergången till en ny avdelning på rätt sätt.

     

den 31 augusti 2018

Som chef har du ansvar för att utveckla och behålla dina medarbetare. Ett viktigt verktyg för att uppnå detta är att möjliggöra intern mobilitet. Du ska inte hålla fast en anställd för att undvika att det blir ett ”hål” i din avdelning som måste fyllas, utan släppa taget om anställda som vill ha nya utmaningar.

Intern mobilitet är win-win eftersom verksamheten behåller sin kompetens samtidigt som anställda får möjlighet till utveckling. Dessutom är signaleffekten till andra anställda stark och positiv, eftersom flytten synliggör att det finns utvecklings- och karriärmöjligheter internt för den som önskar det.

Att släppa taget om en anställd kommer samtidigt ge de kvarvarande medarbetarna på avdelningen nya utmaningar och möjligheter. Att få in en ny medarbetare från en annan del av verksamheten eller utifrån kan också skapa en ny och uppiggande dynamik i teamet.

Överlämning och mottagning av medarbetaren är kritiskt viktig

Vid all intern mobilitet har du som chef ett ansvar för att fasa ut medarbetaren från sin nuvarande roll, och den nya chefen har ett ansvar för att fasa in medarbetaren i en ny roll och en ny avdelning. Detta kallas vanligtvis för crossboarding.

Tillsammans har ni som chefer ansvar för att överföra nödvändig information emellan er. Detta kan t ex vara överenskomna mål och utvecklingsplaner, samt annan relevant information som den nya chefen behöver för fortsatt uppföljning av medarbetaren.

Eventuell besvärande information om medarbetaren ska inte överföras till den nya chefen, Detta för att inte skapa förutfattade meningar och attityder; en medarbetare kan fungera utmärkt under ledningen hos en chef, men inte hos en annan. All nödvändig information ska ändå finnas i arkiven hos HR.

Formella förändringar

HR kommer ta hand om det formella kring crossboardingen, som t ex kontrollen av företrädesrätt, skriva nya anställningsavtal eller tilläggsavtal till det befintliga avtalet, klassificeringen i lönesystemet och andra förmåner som följer med den nya rollen, ändra organisationstillhörighet etc.

Chefens ansvar

Chef som lämnar ifrån sig en intern medarbetare

  1. Avtala om slutdatum.
  2. Ordna med kompetensöverföringen från medarbetaren till resten av teamet.
  3. Genomför utbytessamtal med chefen som tar emot medarbetaren.
  4. Gör en grundlig behovsanalys för att klargöra om du ska rekrytera en ny anställd eller inte. Gör en analys av styrkor och svagheter i teamet efter att medarbetaren lämnat.
  5. Arbeta med teamutveckling – det kommer alltid ske ändringar i gruppdynamiken när någon lämnar eller kommer in i gruppen.


Chef som tar emot en intern medarbetare

Du bör behandla den nya medarbetaren på ungefär samma sätt som om han eller hon hade rekryterats externt. En medarbetare eller chef som har lyckats på en plats i organisationen, behöver nödvändigtvis inte lyckas på en annan plats. Interna medarbetare i nya roller behöver lika god uppföljning som externa.

Även om det är en enklare process att ta emot interna medarbetare på flera områden, finns det fortfarande viktiga steg du måste ta för att se till att han eller hon lyckas i sin nya roll.

  1. Se till att allt det formella är på plats.
  2. Förbered arbetsplatsen för en ny medarbetare och beställ nödvändiga arbetsverktyg, arbetskläder och tillgångar, samt bedöm behovet av annan nödvändig utrustning.
  3. Planera den första arbetsdagen och involvera kollegorna i mottagningen.
  4. Introducera medarbetaren till viktiga samarbetspartners och hjälp han eller hon att bygga nätverk.
  5. Bedöm behoven av en fadder (för medarbetare) eller mentor (för chefer).
  6. Förklara avdelningens strategi, mål och planer.
  7. Inkludera medarbetaren i sociala aktiviteter.
  8. Genomför ett extra mål- och utvecklingssamtal för att samordna tidigare planer med nya relevanta mål och utvecklings- och upplärningsplaner.
  9. Följ onboardingprocessen på det sätt som är lämpligast för er, och följ upp med regelbundna en-till-en samtal.
  10. Medarbetare har normalt ingen ny provperiod vid intern mobilitet.


När det kommer till att bli integrerad och lära känna kulturen på företaget har en intern medarbetare en klar fördel, eftersom de redan har kunskap om denna och ett socialt nätverk- Du bör emellertid bedöma behovet av relevanta åtgärder vid varje enskilt tillfälle, beroende på varifrån medarbetaren kommer och vilket behov medarbetaren har, t ex om ni har stora avdelningar med många anställda eller om medarbetaren är relativt ny på arbetsplatsen.

När crossboardingen är färdig är det viktigt att utvärdera crossboardingen och progressionen hos medarbetaren, och göra de anpassningar som du känner att situationen behöver.