Byta lönesystem - så här gör du
Den här artikeln är publicerad för mer än ett år sedan
Var uppmärksam på att lagar och regler ändras med jämna mellanrum. För att vara säker på att du alltid har korrekt och uppdaterad information tillgänglig rekommenderar vi att du abonnerar på något av våra Expertstöd. Jag vill ta steget mot en enklare arbetsvardag!
Är det dags att byta lönesystem?
Det första steget för att undersöka om det är aktuellt att byta lönesystem är att göra en förstudie. Syftet med en förstudie är att säkerställa om behovet finns och om det är genomförbart. En förstudie bör även svara på om tid och kostnad för investeringen går i linje med den förväntade effekten.
Ju mer noggrann förstudie, desto större chans att fatta ett bra beslut. Vid implementering av ett nytt system eller en översyn av det befintliga programmet, glöm inte att se över vilken stöttning ni kan få av systemleverantören i form av support och utbildning.
Hitta lönesystemets styrkor och svagheter
Nulägesanalysen syftar till att identifiera styrkor, svagheter, möjligheter och hot. Nulägesanalysen ska redogöra hela verksamhetens löneprocess som den fungerar i dagsläget.
Den innehåller en översyn av det befintliga systemet för att jämföra verkligheten mot de behov som senare fastställs i kravspecifikationen. Först därefter går det att jämföra nuvarande system med potentiella nya system.
Exempel på frågor i den här fasen är hur löneprocessen ser ut och vad som fungerar bra respektive dåligt och hur användarvänligt systemet är.
Vilka medarbetare är intressenter i ert löneprogram?
Intresseanalysen bör fastslå vilka medarbetare som är intressenter i ett eventuellt systembyte samt säkerställa vilka förväntningar som finns från alla intressenter. De som arbetar i programmet är huvudintressenter men rapporter och utdata från lönesystemet gör att även mottagare av dessa är intressenter likväl som de som förvaltar systemet och har det tekniska ansvaret.
Vilka krav finns på ett nytt lönesystem?
En kravspecifikation ska sedan redogöra kraven från intressenterna. Kraven ska prioriteras utifrån hur viktiga de är. Nulägesanalysen kan ligga till grund för kravspecifikationen. Vad händer i löneprocessen och vilka krav och behov finns i de olika delarna från de olika intressenterna? Om verksamheten står inför förändring är det här förslag på nya krav för att hänga med i förändringen bör framkomma.
För att inte riskera att missa några delar kan det vara en god idé att dela upp kravspecifikationen utifrån de områden som går att identifiera i er verksamhet. Detta för att bena ut krav som inte alltid framgår i genomgången av det löpande arbetet med löneprocessen men likväl är viktiga.
Kravspecifikationen ska redogöra kraven i hela löneprocessen med alla delar. Absoluta krav och önskemål bör tydligt framgå. Kravspecifikationen bör sedan ligga till grund för kontakt med nya eventuella systemleverantörer.
Jämförelse av det befintliga lönesystemet och eventuella nya
Ett lösningsförslag beskriver därefter förslag på nya lönesystem utifrån en analys av både nuläge och kravspecifikation. Be systemleverantörer om referenser på befintliga kunder med likvärdiga behov för att få en rättvis bild och ställ frågor till referenserna. I nulägesanalysen bör både svagheter och styrkor av det nuvarande lönesystemet framgå och i detta läge kan det jämföras med potentiella nya system.
Lönsamheten i ett systembyte
Sedan ska en lönsamhetsanalys redogöra vilken effekt ett systembyte kan ha på verksamheten. Detta genom exempelvis ökad kvalitet, ekonomisk vinning, effektivisering och digitalisering.
Vill du få fler exempel?
I Servicepaket Lön hittar du fler exempel på frågor kopplade till respektive del av förstudien. Saknar du abonnemang? Läs mer och prova paketet för att få tillgång direkt!
Få fler intressanta artiklar – direkt till din inkorg
Anmäl dig till vårt nyhetsbrev Simployer Info. Det bästa från oss inom lön, skatt och moms en gång i månaden – enklare kan det inte bli. 👍
