Äkta utlägg – i momshänseende – finns det?

Artikel från augusti, 2018. Uppdaterad augusti, 2019.

För att kunna redovisa momsen på rätt sätt måste man kunna skilja på utlägg respektive inköp och vidarefakturering.

I dagligt tal kallar vi ofta en utgift – som någon annan i slutändan ska bekosta – för ett utlägg. I momshänseende kännetecknas ett utlägg normalt av att vi har betalat en faktura som någon annan är betalningsansvarig för.

I praktiken innebär det att om Företag A får en faktura som är utställd till sig själv, kan inte Företag A anses ha gjort ett utlägg för något annat företag. Det gäller även om Företag A senare ställer ut en faktura med samma belopp till det andra företaget. Företag A anses i stället – i momshänseende – gjort ett eget inköp och en egen vidareförsäljning.

Krav på äkta utlägg

Vän av ordning vill kanske veta var i mervärdesskattelagen detta står? Problemet är bara att mervärdesskattelagen inte någonstans nämner ordet ”utlägg”! De svenska momsreglerna ska dock, så långt som möjligt, tolkas i enlighet med EU-rätten. I EU:s momsdirektiv finns, i artikel 79c, en text som ger ledning till hur ett äkta utlägg ska vara beskaffat.

Med tillämpning av EU-rätten skulle vi kunna sammanfatta kraven för äkta utlägg enligt följande:

Den som betalat en faktura

• får inte vara leverantörens avtalspart *
• får inte vara betalningsansvarig gentemot leverantören *
• får inte göra något vinstpåslag när betalning krävs av betalningsansvarig
• ska bokföra utlägget via balansräkningen
• får inte dra av momsen på den betalda fakturan

* Fakturan utställd till annat företag (betalningsansvarig)

Exempel på äkta utlägg

Visst finns det situationer när företag gör utlägg – även om det hör till ovanligheten. Här följer några exempel (ej uttömmande).

Kassa- eller betalautomatskvitton

”Småkvitton” saknar vanligtvis ett mottagarnamn, varför det är lätt att med framgång hävda att de är utlägg för någon annans räkning. Det är helt enkelt inte möjligt att bevisa vem som är avtalspart gentemot t ex bensinstationen, parkeringsbolaget, servicebutiken eller bageriet. Observera dock att ett inköp för mer än 4 000 kr, inklusive moms, måste innehålla uppgift om köparens namn och adress.

Anställdas utlägg

En anställds utlägg för arbetsgivarens räkning kan vara småkvitton enligt ovan.

Skatteverkets uppfattning är dock att även vissa andra inköp kan hanteras som utlägg. Det är inköp som det är naturligt att en anställd gör för arbetsgivarens räkning. Det gäller för resekostnader (t ex tåg, taxi, flyg och logi) representation, facklitteratur samt skattefri motion – trots att de formellt inte uppfyller kraven ovan. Det innebär att även hotellräkningen som utfärdats i den anställdes namn anses vara ett utlägg för arbetsgivaren. Arbetsgivaren får därmed göra avdrag för den moms som finns angiven på hotellräkningen.

Ett råd är dock att inte göra egna bedömningar om vilka inköp som är naturliga för en anställd att göra. Det torde t ex inte vara naturligt att köpa en mobiltelefon för 8 000 kr i den anställdes namn.  För att arbetsgivaren ska få rätt till avdrag för momsen på mobiltelefonen måste fakturan bl a innehålla företagets namn och adress.

Avgifter som tas ut med stöd av lag

Det kan vara reglerat i lag vem som är betalningsansvarig för vissa avgifter. Ofta är det avgifter som en myndighet tar ut. Exempel på det är stämpelskatt som inskrivningsmyndigheten tar ut av lagfaren ägare, eller ändringsavgifter som betalas till Bolagsverket.

Inköp för egenanställningsföretag

Egenanställningsföretag erbjuder frilansande individer en möjlighet att kunna fakturera uppdragsgivarna utan att de behöver starta eget. Frilansaren anställs då av egenanställningsföretaget.

Skatteverket anser att de inköp som den anställde gör, och som förbrukas i sin helhet i uppdraget, ska anses vara ett utlägg för egenanställningsföretagets räkning. Det innebär att egenanställningsföretaget får rätt att göra avdrag för momsen på inköpet – även om fakturan är utställd i den anställdes namn.

Litet utrymme för äkta utlägg

Det finns alltså äkta utlägg i momshänseende. EU-rätten ställer dock upp krav för vad som får behandlas som äkta utlägg. Det gör att utlägg är ovanliga i de flesta företag. Det kan dock noteras att Skatteverket är något mer generös i sin syn på utlägg i vissa situationer (se anställdas utlägg och inköp för egenanställningsföretag) jämfört med EU-rätten.